Organiser un événement
Vous souhaitez organiser un événement pour le réseau, à destination des alumni, des étudiants de l'ESTP, et même ouverts à d'autres réseaux ? Voici un guide pour vous accompagner dans cette démarche.
Conférence, atelier, formation, afterwork... Peu importe votre idée, notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de l'organisation de votre événement. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question !
Etape 1 : le concept et le thème
1. Définir le concept de l'événement : conférence sur un thème précis, rencontre networking, atelier participatif, formation... Quel type d'événement souhaitez-vous proposer ?
2. Objectif de l'événement : déterminez l'objectif principal de votre event. Souhaitez-vous informer, former, débattre, créer un moment de convivialité... Cela vous aidera également à déterminer le concept de l'événement.
3. Trouver les intervenants les plus appropriés pour parler de votre sujet ou animer votre événement
4. Planifier le déroulé de l'événement avec des horaires précis pour chaque activité
Etape 2 : la logistique
Choisissez une date et un horaire adaptés à votre événement. En fonction de votre public, nous vous conseillons :
- De privilégier une date en milieu de semaine et un horaire en soirée (18h30 - 19h) pour capter votre public après leurs horaires de travail
- D'éviter les périodes de vacances scolaires et de ponts
L'association met à votre disposition ses salles de réunion à la Maison ESTP, dans le 16e arrondissement de Paris. La grande salle permet d'accueillir jusqu'à 90 personnes en configuration amphithéâtre, et dispose de tous les équipements nécessaires : wifi, projection, système de visioconférence à distance.
Sinon, libre à vous de proposer un autre lieu en extérieur ou dans des locaux d'entreprises.
Etape 3 : les inscriptions et la communication
L'association s'occupe de la création et de la mise en ligne de votre événement sur notre site internet www.estp-alumni.org
Pour créer votre événement en ligne, nous avons besoin des informations suivantes :
- La date, l'heure et le lieu
- Le prix de l'inscription ou la gratuité
- Evénement en présentiel et/ou en distanciel
- Une image d'illustration, sur le thème de votre événement
- Un texte d'accompagnement
- Les noms, fonctions et photos des intervenants
Nous enverrons aux alumni une invitation par mail et prévoirons des relances ponctuelles. L'événement sera également diffusé auprès des alumni sur les réseaux sociaux de l'association (LinkedIn, Instagram).
Libre à vous de diffuser également et de relayer l'événement de votre côté.
